Departamento Financeiro é como Juiz de Futebol

 

Você deve concordar: departamento financeiro é como juiz de futebol, se faz tudo certa pouca gente nota. Mas se comete um erro grave, a casa cai. É essencial que ele funcione bem, por isso as suas rotinas financeiras precisam ser bem definidas e seguidas à risca.


Afinal, estamos falando de um departamento muito importante dentro das organizações.

Os responsáveis pela área devem, simplesmente: garantir o equilíbrio das contas, controlar o faturamento, monitorar as margens de lucro e ainda prever os recursos para novos investimentos, entre outras responsabilidades.

É uma tarefa vital, que requer pessoal qualificado, totalmente focado no que faz e comprometido com os resultados. Uma empresa não pode pensar em crescer no mercado se não tiver uma área de finanças absolutamente confiável.

Siga a leitura e você vai ter excelentes dicas de rotinas financeiras para otimizar o trabalho do seu departamento financeiro.

Muitas vezes, principalmente no começo de um negócio, a gestão das finanças é deixada à mercê de algum familiar ou de um dos sócios do empreendimento. Mas, à medida que a empresa cresce, precisa estruturar todas as suas áreas, começando pela área que cuida do dinheiro.

Vamos combinar uma coisa, porque isso é muito sério:

Quando se trata de administrar os recursos que pagam suas contas, que viabilizam os investimentos do seu negócio, não cabe improvisação. É preciso organização, planejamento e previsão de riscos, com rotinas financeiras muito rigorosas.

Talvez você já tenha clareza disso. Mas eu faço questão de reforçar que essa é uma regra que se aplica a empresas de qualquer porte, das menores às maiores
.
Agora, eu recomendo que você adote isso como uma regra de ouro:

Rotinas financeiras organizam a empresa

As rotinas financeiras envolvem os profissionais da área, as tecnologias empregadas, como softwares de gestão, e várias tarefas cotidianas, repetitivas mas essenciais. Elas organizam a empresa para que ela possa se manter equilibrada e alcançar os resultados esperados.

Porém, não há uma regra fixa para a estruturação da área financeira, isso varia conforme o porte e a política de gestão de cada companhia. Ela pode ser mais ou menos descentralizada, por exemplo, conforme a concepção dos gestores.

Empresas maiores, costumam subdividir o financeiro em áreas específicas para atividades mais complexas, como a tesouraria. Já as de menor porte concentram todas as atividades num único núcleo e ainda tem a opção de terceirizar esse departamento para que um parceiro execute essas tarefas com mais eficiência.

Entre as tarefas mais comuns do departamento financeiro estão a tesouraria, o controle das contas a pagar e a receber, a gestão dos impostos, a previsão de riscos, entre outras. São funções que concentram dados essenciais para as tomadas de decisão.

Agora, você deve estar ansioso para saber quais são as rotinas financeiras mais importantes, para ter registros e procedimentos confiáveis. Vamos à ela:

1- Controle Bancário rigoroso

Aqui, estamos falando do registro diário de toda a movimentação bancária e dos saldos existentes. É o controle dos depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta.
Isto inclui as tarifas bancárias, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre outras.

2- Gestão de Contas a Pagar e Receber

Dentre as tarefas mais importantes do setor financeiro está a gestão de Contas a Pagar, que controla as contas de consumo e o pagamento de fornecedores. Falhas nos pagamentos podem acarretar multas ou falta de insumos essenciais aos empreendimentos.
Os responsáveis pela área devem organizar os totais a pagar, conforme o período de vencimento, seja diário, semanal, quinzenal, mensal, em 45 ou 60 dias.
Com as contas a pagar sob controle, fica mais fácil estabelecer prioridades de pagamentos em caso de dificuldades financeiras. Isso também assegura informações confiáveis para o equilíbrio do fluxo de caixa.

3- Auditorias devem ser permanentes


É altamente recomendável que as empresas tenham auditorias permanentes. A sua finalidade é avaliar o setor financeiro, periodicamente, para garantir a fidelidade dos seus registros e procedimentos.
Somente com anotações e dados fidedignos os relatórios financeiros podem ter credibilidade. E quem dá essa garantia são as auditorias.

4- Faturamento exige atualização constante


Dentre as rotinas financeiras, esta consiste na emissão e conferência das notas fiscais referentes às vendas dos produtos da empresa.
Porém, especialistas apontam que o rigor tributário do País fez com que o setor de Faturamento se renovasse. É preciso atualização constante, adoção de tecnologia compatível e pessoal qualificado, para dar conta da função com toda a eficiência que ela exige.

5- Cobrança deve enfrentar a inadimplência


Lidar com a inadimplência é um grande problema para as empresas, especialmente em momentos de crise da economia. O desafio é ter boas estratégias de negociação para assegurar o recebimento dos créditos e, ao mesmo tempo, fidelizar os clientes.
Tudo isso começa pela organização da Cobrança. Ela é o setor que vai buscar recuperar os valores em atraso, definindo os responsáveis por essa tarefa. Nas empresas de grande porte, recomenda-se a estruturação completa de um setor de cobranças.
Já nas empresas de pequeno porte, pode-se contratar uma empresa terceirizada que ficará “Responsável pelo Serviço de Cobrança”, ficando encarregada da execução do trabalho.

6- Tesouraria controla o fluxo de caixa


Este é o setor que tem como tarefa permanente o controle do fluxo de caixa, ou seja, registra todas as entradas e saídas de dinheiro, diariamente. Ao mesmo tempo, realiza a gestão das contas bancárias da organização.
A Tesouraria é um dos trabalhos mais importantes do departamento financeiro.

7- Gestão de impostos: toda atenção é pouca


Esta é uma das atividades mais complicadas das rotinas financeiras das organizações brasileiras, tendo em vista o cipoal que é a legislação tributária do País.
Cabe ao departamento financeiro calcular os impostos a pagar e confirmar o cumprimento de todas as exigências fiscais que pesam sobre a organização. Falhas neste sentido podem resultar em dívidas e multas.
Além disso, é preciso estudar e definir o regime tributário mais adequado ao porte e atividade da empresa. Escolhas corretas garantem que a empresa, pelo menos, não gaste mais do que deve com os impostos. Toda atenção e máximo cuidado com essa área, portanto.

8- Planejamento financeiro para crescer


Uma empresa que queira se consolidar no mercado e ainda crescer, não pode prescindir de um bom planejamento financeiro. Com ele é possível definir metas e traçar estratégias para alcançá-las num determinado espaço de tempo.
Isto se faz a partir da organização de todos os dados financeiros disponíveis nesse departamento. A partir daí se constrói o planejamento, que permite identificar o momento certo para investir ou reduzir custos.
A equipe que integra o planejamento vai identificar as oportunidades e os recursos disponíveis para se alcançar os objetivos traçados.
É um trabalho de grande responsabilidade, que requer muita solidez dos dados financeiros, senso de oportunidade e visão de futuro, eficiência e expertise.

9- Gestão de riscos contra imprevistos nas rotinas financeiras


Uma última tarefa do departamento financeiro que eu faço questão de ressaltar para você, é a gestão de riscos. Isso significa estar permanentemente atento às tendências do mercado e mudanças nas políticas.
A gestão de riscos deve avaliar todas as possibilidades de imprevistos que possam repercutir nos custos e comprometer os investimentos. Tais como variações de câmbio, mudanças de legislação, políticas de crédito e outras possibilidades.
Tudo que possa impactar nos negócios precisa ser considerado, com a construção de cenários e soluções para enfrentá-los.
Essa é a melhor maneira de se evitar surpresas desagradáveis, aproveitar as boas oportunidades, e assegurar a saúde financeira da empresa.

Não improvise e não espere acontecer.

Resumindo:

Mantenha-se bem informado sobre propostas, mudanças, oscilações do seu setor que possam atingir sua organização. E tenha ao seu redor pessoas capazes de fazer essa avaliação com você.
Percebendo algum risco, antecipe-se e trace estratégias para enfrentá-lo. Não deixe para improvisar quando o problema acontecer.
Estruture o departamento e defina suas rotinas financeiras.
Outras tarefas ainda poderiam ser agregadas, mas estas são as rotinas financeiras que podem ser consideradas as mais importantes para qualquer empresa. Sempre levando em conta que o departamento financeiro não apenas faz a gestão do dinheiro da organização.
Ele também exerce papel fundamental apoiando as decisões estratégicas dos gestores, quanto a controle de gastos, investimentos e prioridades na aplicação dos recursos. Não decida nada importante sem ter o diagnóstico completo do setor financeiro, em todos esses itens que elencamos.
Como o departamento precisa ser bem estruturado, você terá sempre dados precisos e plena segurança para planejar seus negócios e ampliar sua participação no mercado. Espero com essas indicações tê-lo ajudado porque, você sabe, o seu sucesso é nosso maior objetivo.

Obrigado pela leitura!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *